ĐĂNG KÝ MÃ SỐ VÙNG TRỒNG THEO QUY ĐỊNH MỚI: THỦ TỤC ĐƠN GIẢN, TĂNG CƯỜNG HẬU KIỂM

Việc cấp và quản lý mã số vùng trồng đang có những thay đổi đáng chú ý theo hướng đơn giản hóa thủ tục, đẩy mạnh thực hiện trên môi trường mạng và nâng cao trách nhiệm của tổ chức, cá nhân đăng ký. Những quy định mới không chỉ tạo thuận lợi cho người sản xuất, hợp tác xã, doanh nghiệp mà còn góp phần tăng cường quản lý, truy xuất nguồn gốc sản phẩm cây trồng và đáp ứng yêu cầu của thị trường xuất khẩu.

Ngày 24/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 38/2026/NĐ-CP quy định về nhập khẩu cây mang theo bầu đất và mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói. Nghị định có hiệu lực từ ngày 24/01/2026.

Tiếp đó, ngày 31/07/2026, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 36/2026/NQ-CP quy định đơn giản hóa thủ tục hành chính về mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói. Đáng chú ý, Nghị quyết đã điều chỉnh, bổ sung một số quy định của Nghị định số 38/2026/NĐ-CP liên quan đến nguyên tắc, hồ sơ, trình tự, thẩm quyền cấp và quản lý mã số.

Mã số được cấp cho một loại cây trồng xác định

Theo quy định mới, mã số vùng trồng được cấp cho một loại cây trồng xác định theo vị trí của một hoặc nhiều thửa đất, trên cơ sở đề nghị của tổ chức, cá nhân, hộ gia đình hoặc nhóm hộ gia đình. Mã số vùng trồng không xác lập và cũng không thay thế quyền sử dụng đất của tổ chức, cá nhân.

Vị trí thửa đất được xác định theo mã định danh của thửa đất trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai. Trường hợp chưa có hoặc chưa thể khai thác mã định danh thửa đất, tổ chức, cá nhân có thể tự kê khai diện tích và vị trí. Thông tin này sẽ được xác nhận trong quá trình kiểm tra thực tế hoặc hậu kiểm theo quy định.

Quy định này tạo thuận lợi hơn cho người sản xuất trong quá trình kê khai thông tin vùng trồng, nhất là đối với trường hợp dữ liệu về thửa đất chưa đầy đủ.

Hồ sơ được đơn giản hóa

Một trong những điểm đáng chú ý nhất của quy định mới là thành phần hồ sơ đề nghị cấp mã số vùng trồng được đơn giản hóa.

Theo Nghị quyết số 36/2026/NQ-CP, hồ sơ đề nghị cấp mã số vùng trồng gồm Đơn đề nghị cấp mã số vùng trồng theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị quyết

Trong đơn, người đề nghị kê khai các thông tin về tổ chức, cá nhân hoặc hộ gia đình; tên, địa chỉ vùng trồng; thông tin xác định thửa đất; tên cây trồng, giống; tuổi cây đối với cây lâu năm; diện tích cây trồng; thời gian dự kiến thu hoạch và sản lượng dự kiến.

Đối với thông tin về đất đai, tổ chức, cá nhân có thể kê khai mã định danh thửa đất. Trường hợp chưa có mã định danh thì kê khai số thứ tự thửa đất, số tờ bản đồ; nếu chưa có các thông tin này thì có thể tự kê khai vị trí thửa đất theo hướng dẫn của mẫu đơn.

Có thể thấy, cách tiếp cận mới đã chuyển mạnh theo hướng tự khai, tự chịu trách nhiệm, qua đó giảm thành phần hồ sơ và tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục.

Đăng ký qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Theo quy định, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đề nghị cấp mã số vùng trồng đến UBND cấp xã nơi có địa chỉ vùng trồng thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Việc cấp và quản lý mã số được thực hiện toàn trình trên môi trường mạng.

Trường hợp Cổng Dịch vụ công quốc gia gặp sự cố không thể tiếp nhận, xử lý hồ sơ trực tuyến hoặc tổ chức, cá nhân không thể nộp hồ sơ trên môi trường mạng, UBND cấp xã tiếp nhận hồ sơ bằng bản giấy theo hình thức nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Sau khi hệ thống hoạt động bình thường, thông tin phải được cập nhật lên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Thời gian giải quyết có thể là 3 hoặc 10 ngày làm việc

Quy định mới phân chia trình tự giải quyết thành hai trường hợp, tùy thuộc vùng trồng có đăng ký xuất khẩu đến thị trường yêu cầu mã số hay không.

Đối với trường hợp không đăng ký xuất khẩu đến thị trường có yêu cầu về mã số, trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Chủ tịch UBND cấp xã ban hành thông báo cấp mã số vùng trồng. Nếu không cấp, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điểm mới đáng chú ý là trường hợp này được thực hiện theo cơ chế hậu kiểm. Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức hậu kiểm trong thời hạn tối đa 03 tháng kể từ ngày mã số được cấp.

Trong khi đó, đối với vùng trồng đăng ký xuất khẩu đến thị trường có yêu cầu về mã số, thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trong thời gian này, Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức kiểm tra và ban hành thông báo cấp mã số. Nội dung kiểm tra bao gồm thông tin kê khai trong hồ sơ và việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của nước nhập khẩu.

Trường hợp nước nhập khẩu đồng ý để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tự phê duyệt, mã số được phê duyệt theo quy định.

Nếu mã số phải được nước nhập khẩu phê duyệt, cơ quan chuyên môn đầu mối cấp tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, gửi danh sách về Bộ Nông nghiệp và Môi trường trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo cấp mã. Sau khi nhận danh sách, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Bộ tổng hợp và gửi nước nhập khẩu xem xét, phê duyệt. Trường hợp nước nhập khẩu quy định thời gian khác thì thực hiện theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Đơn giản thủ tục nhưng không “nới lỏng” quản lý

Việc giảm hồ sơ và rút ngắn quá trình xử lý không đồng nghĩa với giảm trách nhiệm của người đăng ký.

Một trong những định hướng nổi bật của quy định mới là gắn việc cấp mã số với hậu kiểm, kiểm tra, giám sát, xử lý vi phạm và truy xuất nguồn gốc. Việc tiền kiểm chỉ được thực hiện đối với trường hợp nước nhập khẩu có yêu cầu về mã số vùng trồng.

Tổ chức, cá nhân đăng ký cấp mã số phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, chính xác và trung thực của thông tin kê khai trong đơn đề nghị.

Như vậy, thay vì tập trung nhiều vào hồ sơ ở giai đoạn đầu, cách quản lý mới đặt cao hơn trách nhiệm của chủ thể đăng ký và vai trò của công tác kiểm tra, giám sát sau khi mã số được cấp.

Đã có mã số vẫn có thể đăng ký thêm thị trường xuất khẩu

Một vấn đề được nhiều vùng trồng quan tâm là trường hợp đã có mã số nhưng sau đó phát sinh nhu cầu xuất khẩu sang thị trường mới.

Theo quy định, vùng trồng đã được cấp mã số nếu muốn đăng ký bổ sung thị trường xuất khẩu thì tiếp tục nộp đơn theo mẫu tại Phụ lục I của Nghị quyết số 36/2026/NQ-CP. Trình tự được thực hiện theo trường hợp đăng ký xuất khẩu đến thị trường có yêu cầu mã số, nhưng giữ nguyên mã số đã được cấp.

Đối với trường hợp thay đổi tên tổ chức, cá nhân đại diện mã số vùng trồng hoặc thay đổi thông tin do địa giới hành chính, người đăng ký thực hiện thủ tục cấp lại. Thời hạn xem xét là 02 ngày làm việc kể từ khi UBND cấp xã tiếp nhận đơn đề nghị cấp lại.

Xuất khẩu vẫn phải đáp ứng yêu cầu của từng thị trường

Đối với vùng trồng phục vụ xuất khẩu, việc được cấp mã trong nước chưa phải là yếu tố duy nhất cần quan tâm.

Nghị quyết số 36/2026/NQ-CP quy định yêu cầu kỹ thuật, quy trình phê duyệt, duy trì, tạm dừng hoặc khôi phục mã số phục vụ xuất khẩu được thực hiện theo điều ước quốc tế, thỏa thuận, nghị định thư hoặc yêu cầu chính thức của cơ quan có thẩm quyền nước nhập khẩu.

Do đó, các tổ chức, cá nhân, hợp tác xã và doanh nghiệp cần chủ động cập nhật yêu cầu đối với từng loại nông sản và từng thị trường xuất khẩu, đồng thời duy trì điều kiện của vùng trồng trong suốt quá trình sản xuất.

Tạo thuận lợi cho người sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý

Những thay đổi trong thủ tục cấp mã số vùng trồng cho thấy định hướng rõ nét về chuyển đổi phương thức quản lý: giảm giấy tờ, tăng ứng dụng môi trường số, nâng cao trách nhiệm tự kê khai và tăng cường hậu kiểm

Đây là điều kiện thuận lợi để người dân, hợp tác xã và doanh nghiệp chủ động đăng ký mã số, từng bước chuẩn hóa thông tin vùng sản xuất và phục vụ truy xuất nguồn gốc.

Tuy nhiên, mã số vùng trồng không đơn thuần là một thủ tục hành chính. Đặc biệt với sản phẩm hướng tới xuất khẩu, việc duy trì các điều kiện kỹ thuật và tuân thủ yêu cầu của thị trường nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng để mã số được sử dụng hiệu quả, lâu dài.

Lưu ý: Nghị quyết số 36/2026/NQ-CP có hiệu lực từ ngày 31/07/2026 và đang điều chỉnh, bổ sung một số nội dung của Nghị định số 38/2026/NĐ-CP. Nghị quyết cũng quy định tạm ngưng hiệu lực một số nội dung của Nghị định 38 cho đến khi Nghị định sửa đổi, bổ sung có hiệu lực. Trong thời gian Nghị quyết có hiệu lực, nếu quy định về cấp, quản lý mã số tại Nghị quyết khác với Nghị định số 38 thì thực hiện theo Nghị quyết, trừ trường hợp Nghị quyết có quy định khác.

Nguồn tham khảo: Nghị định số 38/2026/NĐ-CP ngày 24/01/2026 của Chính phủ; Nghị quyết số 36/2026/NQ-CP ngày 31/07/2026 của Chính phủ